会場レンタルする時の当日までの流れは、こんな感じです。
問い合わせ前
- 開催したい日程を決める
- 使用目的を決める
- ライブ
- 発表会
- 配信
- 撮影
- トークイベント
- オフ会
- 利用人数の目安を出す
- 希望時間を決める
- 入り時間
- 開場時間
- 開演時間
- 完全撤収時間
- 必要な設備を確認する
- 音響
- 照明
- 楽器
- 配信機材
- 物販スペース
- 控室
- 予算を決める
会場へ問い合わせ
- 希望日程の空き確認
- 利用内容を伝える
- 利用時間を伝える
- 想定人数を伝える
- 必要機材を伝える（機材リスト・設備案内を参照）
- 料金・支払い方法を確認
- キャンセル規定を確認
- 搬入・搬出のルールを確認
- 飲食・物販・撮影・配信の可否を確認
仮予約(仮押さえ)・本予約
- 会場の空きがあれば仮予約(仮押さえ)
- 利用条件を確認
- 見積もりを確認
- 必要に応じて内金・予約金を支払う
- 本予約を確定
- 契約書(メール確認も含む)や利用規約を確認
- キャンセル料が発生する日程を把握する
イベント内容の準備
- イベントタイトルを決める
- 開場・開演時間を決める
- チケット料金を決める
- 出演者・参加者を決める
- タイムテーブルを作成
- 告知画像を作成
- 予約受付方法を決める
- 配信がある場合は配信方法を決める
出演者・関係者への共有
- 会場情報を共有
- 入り時間を共有
- 本番時間を共有
- 持ち時間を共有
- リハーサル時間を共有
- チケット料金を共有
- 予約方法を共有
- 楽屋・控室の使い方を共有
- 機材リストや注意事項を共有
告知開始
- SNSでイベント告知
- 予約受付開始
- 会場アクセスを案内
- 出演者にも告知を依頼
- 必要に応じてチケット販売ページを作成
- 配信がある場合は配信URLを案内
開催日までの管理
- 予約人数を確認
- 出演者・参加者と連絡を取る
- タイムテーブルを調整
- 必要機材を追加確認
- 会場へ変更点を共有
- スタッフ配置を決める
- 受付(パルトネール側)
- 音響(パルトネール側)
- 照明(パルトネール側)
- 配信(パルトネール側)
- 物販
- 当日の進行表を作成
- 精算方法を決める
開催数日前
- 会場へ最終確認
- 利用時間・入り時間の再確認
- 参加人数・予約人数の共有
- 使用機材の確認
- 搬入物の確認
- 受付方法の確認
- 支払い金額の確認
- キャンセルや変更点の確認
- 出演者・スタッフへ最終案内
前日
- タイムテーブル最終確認
- 予約リストを整理
- 受付用リストを準備
- 釣り銭を準備
- 物販・備品を準備
- 会場までの移動時間を確認
- 出演者・スタッフへ前日リマインド
- SNSで前日告知
当日・会場入り前
- 必要書類・予約リストを確認
- 釣り銭・精算用のお金を確認
- 搬入物を確認
- 会場到着時間を再確認
- 遅れや変更がある場合は会場へ連絡
- SNSで当日告知
会場入り〜準備
- 会場スタッフへ到着をお知らせください
- 利用時間・撤収時間を確認
- 機材・設備の確認
- 受付設営
- 物販設営
- 客席レイアウト確認
- 音響・照明・配信の確認
- 出演者・スタッフへの説明
- リハーサル開始
本番前
- 開場準備
- 受付スタッフへ案内
- 予約リスト確認
- 入場導線の確認
- 出演者の待機場所確認
- お客様案内の準備
- 開場・開演時間の最終確認
本番
- 受付対応
- 進行管理
- 音響・照明・配信の確認
- トラブル対応
- タイムテーブル管理
- お客様対応
終演後
- 物販対応
- 精算
- 片付け
- 忘れ物確認
- 会場設備の原状復帰
- ゴミの処理(ゴミ箱やポリ袋にまとめてください)
- 完全撤収
- 会場を後にする際にお声がけください(忘れ物チェックなどさせていただきます)
終了後
- 出演者・スタッフへお礼連絡
- お客様へお礼投稿
- 収支確認
- 改善点をメモ
- 次回利用の相談があれば会場へ連絡